Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 được sử dụng như một chuẩn mực để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng khoa học nhằm kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa sai lỗi, trong sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng nhằm thỏa mãn người sử dụng sản phẩm, dịch vụ một cách ổn định. Tiêu chuẩn này được xây dựng trên chu trình PDCA (lập kế hoạch - thực hiện - kiểm tra - cải tiến), được đánh giá là hệ thống quản lý chất lượng hoàn hảo cho sản phẩm mang tính dây chuyền. Đối với quân đội, tiêu chuẩn này được áp dụng vào các hoạt động liên quan tới giải quyết thủ tục hành chính quân sự, đồng thời đây là một nội dung quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính. Trong LLVT Quân khu, tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 được triển khai từ năm 2014 và đến năm 2018, từng bước được chuyển đổi sang TCVN ISO 9001:2015. 

Các thí sinh tham gia hội thao văn thư, bảo mật Quân khu.

Thượng tá Nguyễn Văn Toàn, Trưởng ban Pháp chế, Văn phòng Bộ tư lệnh Quân khu cho biết: Trước đây, khi chưa áp dụng ISO 9001 trong cơ quan, đơn vị, việc giải quyết công việc hành chính quân sự, thậm chí là các công việc thường xuyên nhiều khi vẫn xảy ra hiện tượng chồng chéo, hoặc làm tắt, làm thiếu, đặc biệt là các công việc cần qua nhiều khâu. Các cán bộ làm theo kinh nghiệm là chủ yếu, do vậy khi có thay đổi về nhân sự, việc thực hiện các công việc này gần như bắt đầu lại từ đầu, hoặc khi có sự thay đổi về văn bản viện dẫn thường không cập nhật kịp thời dẫn đến sai sót. Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO, các công việc được giải quyết theo trình tự khép kín, có biểu mẫu rõ ràng, cán bộ, nhân viên dễ áp dụng, nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự tự tin trong giải quyết công việc. Mặt khác, quá trình áp dụng là quá trình đánh giá hiệu quả các bước, các khâu giải quyết thủ tục hành chính sao cho tinh gọn, hiệu quả, gắn được trách nhiệm cá nhân để hạn chế sai sót. 

Cũng theo đồng chí Trưởng ban Pháp chế, hiện nay Quân khu có 13 đầu mối đơn vị áp dụng ISO gồm Bộ CHQS 6 tỉnh, Văn phòng Bộ tư lệnh, Bệnh viện Quân y 110 và Ban CHQS 5 huyện, thành phố. Ngoài 7 quy trình chung theo yêu cầu tiêu chuẩn của ISO, các đơn vị đã xây dựng và áp dụng trên 100 quy trình vào giải quyết thủ tục hành chính và chuyên môn, nghiệp vụ.

Trung tá Nguyễn Hồng Việt, Phó trưởng ban Hành chính - Tổng hợp, Bệnh viện Quân y 110 cho biết: “Hiện đơn vị đang duy trì 19 quy trình trong đó có 12 quy trình chuyên môn. Thực chất các quy trình được xây dựng là công việc hằng ngày, nhưng được xắp xếp lại theo trình tự tối ưu các bước, có văn bản căn cứ, được cập nhật và có quy định trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân trong mỗi khâu. Việc áp dụng các quy trình vào giải quyết công việc mang lại kết quả tốt, không còn hiện tượng gặp đâu làm đấy, gặp đâu ký đấy, làm ngang, làm tắt… Đồng chí Phó trưởng ban Hành chính - Tổng hợp lấy ví dụ: Chẳng hạn như quy trình xử lý sự cố y khoa, quy trình này quy định tuần tự các bước xử lý khi có sự cố y khoa nhằm đảm bảo an toàn cho người bệnh, cho nhân viên y tế, nhân viên phục vụ cũng như cho bệnh viện. Thực tế xử lý sự cố y khoa đã được quy định trong quy chế của bệnh viện và các thông tư của Bộ Y tế, tuy nhiên khi xảy ra, cần thực hiện một loạt các bước với sự tham gia của cả một hệ thống trong thời gian cấp bách. Việc xây dựng, áp dụng quy trình tránh được việc không nhớ trách nhiệm hoặc người có trách nhiệm ra quyết định xử lý sự cố vi phạm luật, văn bản dưới luật. Ngoài giúp hành động bài bản, quy trình còn giúp cơ quan chuyên môn sau khi giải quyết sự cố xong có thể phát hiện điểm yếu của hệ thống các bước để sửa chữa hoặc bổ sung sao cho quy trình tinh gọn, hiệu quả hơn.

Thiếu tá Triệu Văn Nhã, Trợ lý Pháp chế, Bộ CHQS tỉnh Thái Nguyên cung cấp thêm: “Việc chuẩn hóa các bước giải quyết hành chính quân sự còn giá trị ở tính công khai, minh bạch, giúp công tác kiểm tra, đánh giá rõ ràng, thuận lợi hơn. Hiện Bộ CHQS tỉnh Thái Nguyên đã xây dựng và đang duy trì áp dụng 27 quy trình. Đối với các quy trình công việc thường xuyên như giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, thủ tục giám định y khoa, tuyển sinh cử tuyển, miễn học phí, trợ cấp khó khăn đột xuất… việc có quy trình sẽ giúp tập thể, cá nhân thụ hưởng tiết kiệm về thời gian và nắm được tuần tự các bước giải quyết để phản ánh khi gặp khó khăn. Người lãnh đạo, chỉ huy cũng dễ dàng thấy ngay sai ở đâu? ai sai và vì sao bị nghẽn? để có biện pháp cải tiến, điều chỉnh kịp thời. Đây cũng là phương tiện để cán bộ, nhân viên các cơ quan, đơn vị chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm làm việc thông qua các quy trình chuyên môn được chuẩn hóa”.

Bên cạnh những lợi ích thấy được, ngay tại các đơn vị đang áp dụng TCVN ISO 9001 tồn tại những khó khăn khi đưa ISO vào hoạt động theo chiều sâu. Bởi đây là một công cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ trong tiêu chuẩn khá trừu tượng, khó hiểu để vận dụng vào các hoạt động như hành chính quân sự dẫn đến việc tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng còn hạn chế. Một số đơn vị không muốn thay đổi cách làm cũ, chưa thực sự quan tâm đến việc chỉ đạo áp dụng nghiêm túc của đơn vị mình. Một số đơn vị coi đây là nhiệm vụ của cơ quan thường trực cải cách hành chính dẫn đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào thực tế còn nhiều lúng túng. Một điểm khó nữa là không có bộ phận chuyên đánh giá nội bộ, phòng ngừa, phát hiện và xử lý lỗi phát sinh. Hầu hết các đơn vị tiến hành đánh giá nội bộ mỗi năm 1 lần, song hồ sơ đánh giá lưu chưa đầy đủ, thiếu các bước theo quy trình. Hệ thống tài liệu đầy đủ theo mô hình khung nhưng chậm cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung. Cán bộ phụ trách viết các quy trình chuyên môn chủ yếu là kiêm nhiệm, thường xuyên thay đổi do luân chuyển công tác nên thời gian dành cho việc theo dõi, áp  dụng, duy trì, cải tiến chưa được liên tục…

Vì vậy, để công tác cải cách hành chính quân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001 thực sự đạt hiệu quả như mong muốn, cần phát huy hơn nữa vai trò, trách nhiệm của cấp ủy, chỉ huy các cấp trong lãnh đạo, chỉ đạo với những chủ trương, biện pháp đồng bộ, quyết liệt và hành động cụ thể.